Elektronik Veri Değişimi

Merhaba,

Gün geçtikçe müşteri ihtiyacındaki değişimler, pazarın çeşitlenmesi ve üzerine eklenen teknoloji ilerlemesiyle dünya ticaretinde değişiklikler meydana gelmektedir. Pazarda kalmak için uğraş veren işletmeler elektronik ticaretle bağlantının kolay yolunu tercih etmişlerdir. Elektronik ticaretin teknik altyapısının büyük bölümünü oluşturan Elektronik Veri Değişimi (EDI) olmaktadır. Bu yazımda bu değişimin ne olduğundan bahsedeceğim.

Bir işletmenin diğer işletmelerle bilgisayar tarafından işlemlenebilir iş bilgilerinin elektronik olarak transfer edilmesi Elektronik Veri Değişiminin tanımını oluşturmaktadır.  Bu sayede şirketlerin elektronik haberleşmesi kolaylaşmaktadır. Elektronik kodlanan dokümanlar sayesinde, kağıt ve insan okuması gibi faktörlerin yerine geçmiştir. Uygulama başlangıcında iki taraf işlemler ve içerik konusunda karşılıklı anlaşma içinde olurlar. Bu başarılı bir EDI uygulaması için gereklidir. Veri gönderecek taraf işlem oluşturup karşı tarafa ulaştırır. Alıcı gelen bilgiler doğrultusunda kendi sisteminde işlemleri yerine getirir. Olayı kavrayabilmek için örnek verecek olursak sipariş için tedarikçiye satın alma gerekli bilgileri oluşturup elektronik ortam aracılığıyla iletir. Tedarikçi bu doğrultuda gelen verileri yazılım yardımıyla sipariş gelişi olarak sisteme entegre eder. Kağıt üzerindeki gibi yapılan işlemler artık bu sistemde yapılarak sipariş hazırlama süreci başlatılır.

1960’lı yıllarda özellikle demiryolu, havayolu gibi taşıma ağırlıklı firmaların kağıt üzerinde gerçekleştirdikleri iş sürecinde oluşan aksamalar sonucu EDI için ilk adımlar atılmaya başlamıştır. Ancak o zamanların koşulları ve bilgisayarların azlığıyla pahalı olması, az sayıda firmanın yararlanmasına sebebiyet vermektedir. Bu faktör EDI standartlarına önemli bir etki yaratmıştır.

Günümüzde de piyasada en çok kullanılan üç standart, Amerika Ulusal Standartlar Enstitüsünün geliştirdiği ANSI X.12, Birleşmiş Milletler UNCTAD topluluğunun geliştirdiği EDIFACT ve İngiltere’de en çok kullanılan yine Birleşmiş Milletler tarafından geliştirilen UB/GTDI’dır.

Sağladığı avantajlar göz önüne alınırsa;

  • İşlemlerin yapılmasında maliyet azalması
  • Belgeleme işleminde bilginin tekrar girişi gibi zaman kaybına neden olacak faktörlerin ortadan kaldırılması
  • Gecikmeler ya da belge iletiminin sebep olacağı maliyetlerin ortadan kaldırılması
  • Müşteriye kısa zamanda ulaşabilme olanağı
  • Sipariş sürelerinin kısalması
  • Pazarı genişletme olanağı
  • Müşterilerle iyi ilişkiler kurulması
  • Hataların azalması ve doğruluğun artması
  • Yeniden tasarlanmış ve radikal değişime uğramış iş süreçleri

Bunun yanında bazı sorunlar da karşımıza çıkar. Öncelikle karşı tarafın da EDI yatırımı yapması gerekir. Bunun maliyeti çok yüksektir. Şirket içinde entegre etmek istediğimiz bilgisayar sayısı artarsa bu maliyet ciddi rakamlara ulaşmaktadır. EDI yazılımlarının uyumlu olmaması ve standartlaşmanın bulunmaması bir başka engel olarak görülür.

EDI’nın başarısı tüm organizasyonu etkileyen süreçlerin entegrasyonuna bağlıdır. Bu entegrasyon yeniden tasarlanmış ve radikal değişime uğramış iş süreçleri yardımıyla gerçekleşeceğinden ilgili şirketi rekabetçi ortama daha iyi hazırlamış olacaktır.

Bu yazımda elektronik veri değişimi ve süreçlere etkisinden bahsetmeye çalıştım, bir sonraki yazımda görüşmek üzere.