İnsan Kaynakları II

Merhabalar,

İnsan kaynakları departmanının yaptığı işlerden bahsetmiştim. Bu yazımda da onları detaylarıyla birlikte adım adım açıklayacağım.

İlk Aşama: İş Alımı İçin İlan Oluşturma

İş alımı deyince aklımıza gelen ilk departman insan kaynakları oluyor değil mi? Evet, işe alımlar için iş ilanı oluşturma kısmı İK’lara aittir. Aslında kolay bir iş gibi görünür ama zor bir süreçtir. Açık olan pozisyonları eksiksiz bir şekilde bilip ne iş yaptıklarını öğrendikten sonra o işi yapacak olan kişiler için gerekli olan kriterleri belirlemek, bu kriterleri karşı tarafa doğru bir biçimde anlatıp tarif edebilmek gerekir. Buradan çıkardığımız sonuçları kısaca özetlersek;

Şirketi iyi bir şekilde tanımalı  ⇒  her pozisyonu bilmeli, o pozisyonda hangi işlerin yapıldığı hakkında bilgi sahibi olmalı  ⇒  pozisyonları, dışarıdaki insanlara da doğru bir şekilde ifade edebilmeli

İkinci Aşama: Gelen Başvurular Arasından Uygun Adayın Seçilmesi

Her gün gördüğümüz ilanlara vasıflı ya da vasıfsız binlerce kişi başvuruyor. Özellikle yeni mezun olmuş kişiler burada büyük rol oynuyor. Dolayısıyla bu adaylar ve kriterleri, o şirketin isteği ve eldeki pozisyonun ihtiyacı doğrultusunda değerlendirilerek görüşmeye çağırılacak adaylar uygun bir sayıya indiriliyor. Bu da İK’cıların işleri arasında tabi ki.

Üçüncü Aşama: İş Görüşmeleri & Mülakat Süreci

Evet, özgeçmişler incelendi, ideal adaylar seçildi. Sırada onları şirkete çağırarak yüz yüze görüşme kısmında. Mülakat süreci en etkili süreçlerden biri çünkü insanları orada geçireceği birkaç dakikada tanıyabilmek, anlayabilmek ve gördüklerini yorumlayabilmek çok kritik bir hal alıyor. Adayın söyledikleri gerçek mi yoksa yalan mı söylüyor, şirket için uyumlu mu, işi yapabilecek yetkinliğe sahip mi gibi sorulara o dakikalar içinde gözlem yaparak cevap verebilmek herkesin harcı değildir. O yüzden İK’cılara büyük bir sorumluluk düşüyor. Zaten birçok insan bu aşamada eleniyor. Çünkü öz geçmişi doldurmak günümüzde oldukça kolaylaştı, eğitimleri bile mevcut. Önemli olan o yetkinlikleri canlı bir şekilde karşı tarafa aktarıp kendini en iyi şekilde ifade edebilmek, diğer adaylardan farkını ortaya koyabilmek.

 

Dördüncü Aşama: Yeni Personelin Şirkete Alımı

Şirketiniz için uygun adayı seçtiniz diyelim, artık o da bir çalışanınız. İK’cıların artık o kişinin evrak işlerini halletmesi gerekiyor. Çalışanın özlük dosyalarını toparlayıp düzenlemeleri, kayıt altına almaları ve daha birçok evrak belgesini halletmeleri, raporlamaları gerekir. Siz yoruldunuz mu? Ama süreç hala devam ediyor. Gelin beşinci aşamaya göz atalım.

 

Beşinci Aşama: Adaptasyon Süreci

İşte bu nokta da can alıcı süreçlerin başında geliyor. Tamam çalışanı seçtiniz, her şeyi halloldu ama onu da şirkete ve diğer çalışanlara başarılı bir şekilde kabul ettiremediğiniz sürece işiniz tamamlanmış olmaz. Yani adaptasyon kısmına ilgi gösterilmezse bir süre sonra çalışanınızı kaybetme tehlikesiyle karşı karşıya gelirsiniz ki bu da bu zamana kadarki süreçlerin boşa gitmesi anlamına gelir. Üniversiteye başladığınız ilk anları hatırlayın, tıpkı orada da ilk hafta oryantasyon süreciydi değil mi? Yeni bir ortam ve kişileri tanıma sürecinizde doğru bilgileri almazsanız yani çevrenizi tanıyamazsanız, kendinizi oranın bir parçası gibi hissedemezsiniz. Belki de gün geçtikçe soğumaya başlarsınız.

İşe alma süreçlerini bu şekilde sonlandırabiliriz. Şimdi İK’cıların tüm çalışanlar için yaptığı yani her personeli ilgilendiren çalışmalarına bakalım.

İzinler her zaman önemli bir konudur. İzin alan çalışanların izin günlerinin birbiriyle çakışmasını önlemek ve bu yolla ortaya çıkabilecek mağduriyeti yok etmek,  izin takiplerini sağlamak ve tespit etmek insan kaynakları departmanına aittir. Çünkü İK’cıların her çalışanı düşünerek adil bir şekilde davranması gerekir.

Mesai ücretleri, avans talepleri, masraf formları da genellikle önce insan kaynakları departmanından geçer. Takip ve kayıtlar yine İK’cılara aittir.

Bazı günlerde herhangi bir anketle karşılaşırsınız. Örneğin bir firmaya ait sosyal medyada memnuniyet anketi olur ve sizden bazı yorumlar almak isterler. Amaçları kendilerini daha iyi bir konuma taşıyabilmektir. İşte İK’cılar da bunu şirketlerine uygularlar. Çalışanlarını belli aralıklarla değerlendirirler, sonuçları analiz ederler, sıkıntılar varsa bu yolla ya da başka bir yolla gidermeye çalışırlar. Mesela bir departman var ve siz kendinizi orada daha etkin hissedebileceğinize inanıyorsunuz ya da herkesin görüşü bu şekilde. İK’cılar da bunu değerlendirdikten sonra sizi o departmana yönlendirerek daha iyi fırsatlara izin verebilirler.

İşin eğlenceli kısmı yok mu dediniz mi? Ben dedim ve şimdi de onları söyleyerek yazımı sonlandıracağım. Amaçlarından birisi şirket ruhunu yaratmak demiştik. Bu şirket ruhu bir anda oluşacak kolay bir şey değildir. Zamanla oluşur ve sadece birkaç kişiye değil tüm bireylerin istek ve çabasına bağlıdır. Ekip ruhunu yakalayabilmek bir anlamda kendini bulma ve çevrendeki insanları da bu duygu etrafında birleştirmektir. O ruhu yakalamak birçok avantajı beraberinde getirir; sevgi ve saygı ortamı oluşturur, bir kişinin açığı çalışma arkadaşları tarafından kapatılır ve karşılık istenmez. İK’cılar bu ortamı oluşturabilmek için şirket pikniği, akşam yemeği, eğlence günleri, oyunlar, doğum günü partileri gibi aktiviteler düzenleyerek herkesi bir arada toplamaya çalışır. Buradaki önemli nokta şu olmalıdır: Ne yapılırsa yapılsın, her zaman istek olmalıdır, yapmak için yapılmamalıdır. İş olsun diye yapılırsa samimi gelmez, zorlamalar bile meydana gelebilir.