Problem Çözme Teknikleri: 8D Metodu

Firmaların bütçelerinin büyük bir kısmını problem çözmeye ayırdıklarını biliyor muydunuz? Bunun sebebi probleme “doğru ve kalıcı çözüm” bulamamaktır. Probleme karşı alınan anlık aksiyonlar, sonrasında vakit kaybı, maliyet ve katma değersiz iş olarak geri dönmektedir. İşte bu yüzden yarayı sarmaktan ziyade dikiş attırmalıyız. Bu yazımda problemlere 8D metoduyla beraber dikiş atacağız.

İnsanın doğal eğilimi olan problem çözme; bazı etkenlerle ve zamanın değişmesiyle daha da ilerlemiştir. Endüstriyel devrimler, savaşlar, doğa olayları çözülmesi zor, daha karmaşık ve kesin sonuç isteyen problem çözümlerine neden olmuştur. Bu durumda problem çözmede bilimsel yöntemler araştırılmaya başlanmış ve takım çalışmasının önemi artmıştır. Önleyici faaliyetler, düzeltici faaliyetlerden çok daha önemlidir. Kök sebebe yönelik çalışmalar uzun vadede kalıcı çözümler getirmektedir.

Amerika Birleşik Devletleri tarafından 1974 yılında standart olarak ortaya çıkmış olan 8D METODU, 1995 yılında Ford tarafından otomotiv endüstrisinde kullanılmaya başlanmış ve yaygınlaştırılmıştır. 1987’de Ford’ta geliştirilerek, “takım odaklı problem çözme” (TOPS) olarak tanıtılmıştır. Sistem takım çalışmasıyla yürütülmekteydi ve takımı birçok farklı departmandan gelen mühendisler oluşturmaktaydı.

8D metodu PDCA VE PSDM gibi problem çözme süreçlerinden ortaya çıkmıştır. Bu üç yöntemin de ortak noktası çözüm aramaktan önce problemin kaynağını yani kök sebebinin araştırılmasıdır. Gerçek fayda yönetim kararlarının sorunun oluşmasına nasıl izin verdiğini değiştirmek ile olmaktadır. Bu yüzden 8D metodu, problemin henüz ilk seferde ortaya çıkmasına neden olan yönetim sisteminin zayıflıklarını da keşfetmeye çalışmaktadır.

8 Disiplinden oluşan 8D metodu, problemleri 8 adımda çözmemizi sağlamaktadır. Problemin oluşmasında katkısı olan A’dan Z’ye tüm faktörleri tanımlamaktadır. Probleme sebep olan sisteme dayalı faktörleri ortadan kaldırmaktadır. Takımın direkt problem çözümüne odaklı değil, problemin kaynağını bulmak için detaylı olarak araştırılmasını sağlamaktadır. Bu problemin yinelemesini engellemek amacıyla izlenen bir yoldur.

8D’yi Tanıyalım:

1D: Takım Oluşumu

2D: Problemin Tanımı

3D: Geçici Önleme Faaliyetleri

4D: Kök Nedeni Tanımlama

5D: Kalıcı Düzeltici Faaliyetlerin Geliştirilmesi

6D: Kalıcı Düzeltici Faaliyetlerin Uygulanması

7D: Yinelemeleri Önleme

8D: Takımın Tebrik Edilmesi

8D metodundan önce belirli araştırmalar yapılıp, sorular üzerinde durulması gerekmektedir. Problemin kök nedeni anlaşılmalı çözüm için 8D metodunun uygunluğu kesinleştirilmelidir. Bu sorular;

Yineleyen bir problem mi? Yeni bir problem mi?

Problemin tarihi nedir?

Daha önce nasıl çözülmüş?

Hangi problem çözme yöntemi kullanılmıştı?

Daha önceki çözümler neden problemi gidermede kalıcı olmadı?

Problem 8D’yi gerektiriyor mu? Gerektiriyorsa neden?

şeklinde sıralanabilmektedir.

1D: Takım Oluşturalım

Takımın oluşturulması elbette ki metodun en önemli adımlarından biridir. Takım çalışmasının çok iyi seviyede olması, işlerin doğru yürümesi ve fikir paylaşımının olumlu etkisini arttırmak için çok önemli bir noktadır. Takım, 4-8 kişilik bir ekipten oluşmalıdır. Farklı departmanlardan problem ile ilişkili birçok mühendisin takımda olması, farklı bakış açılarına dolayısıyla metodun başarısına ve problemin çözümüne kolaylık sağlayacaktır.

2D: Problemi Tanımlayalım

Bu adımda problemi kesin ve detaylı bir şekilde raporlanması gerekmektedir. Problemi tanımlarken, konuyla ilgisi olmayan birinin de anlayacağı şekilde açık ve net tanımlanması beklenmektedir.

Problem nerede ve ne zaman oluştu?

Problemden etkilenen bir şey var mı? Varsa neler?

Problem hatta ve müşteride ne gibi sorunlara yol açtı? Gibi sorular sorularak problemin etkilerini öğrenmeli ve derinine inmek gerekmektedir. Problemin ölçülebilir olması çok önemlidir. Düzeltici ve önleyici faaliyetler sonrasında değerleri tespit edip aradaki değişimi ve gelişmeyi doğru olarak ancak bu şekilde tespit edilebilmektedir.

3D: Geçici Önleme Faaliyetleri Oluşturalım

Geçici önleme faaliyetlerinde ulaşılması gereken hedef, problemden etkilenmiş olan müşterinin veya işlemin mevcut problemden tekrar etkilenmemesi için geçici olarak önlemektir. Bu genellikle kontrol noktaları oluşturularak yapılmaktadır. Kalite alarmları, kısa denetimler vb. geçişi önleme faaliyetlerine örneklerdir.

4D: Kök Nedeni Tanımlayalım

8D metodunun asıl amacı probleme neden olan asıl nedeni bulup ondan kurtulmaktır. Sorun olarak görülen nedenler aslından kök sebepler değil, belirtilerdir. Belirgin belirtilerin çıkmasına neden olan spesifik nedenler kök nedenlerdir ve sürecin derinliklerine saklanmış haldelerdir.

Pareto, 5 Neden, istatistiksel analizler, akış şemaları, balık kılçığı gibi kalite araçları kök sebebi bulmamızda etkili olmaktadır.

5D: Kalıcı Düzeltici Faaliyetleri Geliştirelim

Bir problemin asıl nedenini bulduktan sonra ona kalıcı bir çözüm getirmek daha açık hale gelmektedir. Eğer çözüm için alınması gereken aksiyon açık değilse, kök nedene henüz ulaşılamamış demektir. Tekrar 4D adımından araştırılmaya devam edilmelidir. Kalıcı olan çözüm için de pratik, mümkün, uygun maliyetli ve sağlam olması gibi şartlar gözetilmelidir.

6D: Kalıcı Düzeltici Faaliyetleri Uygulayalım

Bu adımda kök sebep bulup kalıcı düzeltici faaliyetler geliştirildikten sonra “eylem planı” oluşturulmaktadır. Bir aksiyonu kimin, ne zaman, nerede yapılacağı bulunmaktadır.

7D: Yinelemeleri Önleyelim

Problemin kök sebebini saptamak, geçici ve kalıcı aksiyonların gerçek anlamda işe yaramış olması için kalıcılığı sağlamak gerekmektedir. Oluşturulan eylem planı üzerinden hedefe ulaşıp ulaşılmadığı kontrol edilmelidir. Sonuçlar kaydedilmeli ve uygun denetlemeler sağlanmalıdır. Yapılan değişiklikler mutlaka güncellenmelidir.

8D: Takımı Tebrik Edelim

Bir takım, çalışması bittikten sonra başarısı hakkında bilgilendirilmeli ve tebrik edilmelidir. Bu moral ve motivasyonun yükselmesini ve işe olan isteğin artmasını sağlayacaktır.

Güzel günler dilerim…

 

 

Kaynak:

http://www.softwaretestingclass.com/difference-between-verification-and-validation/

http://www.kuark.org/2017/08/8d-8-disiplin-problem-cozme-yontemi/

http://aliyilmazer.blogspot.com/2016/03/8d-problem-cozme-yontemi-nedir.html