Problem Çözücü Yardımcılarınızdan Biri:Sistem Analizi

Herkese merhaba,

Sistem nedir, kısaca tanımını yapabilir misiniz? Eğer düşünürsek hepimiz bir sistemin içinde yer alıyoruz. Bu sistem bazen istediğimiz şekilde ilerliyor, bazen de hiç istemediğimiz olaylarla karşımıza çıkıyor.  

O halde öncelikle sistemin tanımı ile başlamak istiyorum. Birbiriyle etkileşim halinde bulunan elemanların oluşturduğu topluluğa sistem adı verilir. Aslında sistem için birden fazla tanım yapılıyor ama hepsi aynı kapıya çıkıyor. Bir işletme örneği ile sistemi tekrar tanımlayacağım. Bir faaliyeti gerçekleştirmek için bir amaç koyarlar önce değil mi? İşi net bir şekilde tanımlayıp ona uygun bir plan oluştururlar ve onun üzerinden giderler. Birbiri ile ilişkili bileşenlerin süreçlerle birlikte bütünleştirilmiş bir plan meydana getirmesine “sistem” denir. Yani karmaşık bir bütündür de diyebiliriz. Sistemin oluşabilmesi için aralarında ilişki olan parçaların birbirini tamamlaması gerekir. Çünkü eş güdüm halinde bir çalışma hali mevcuttur girdi ve çıktıların sınırları bellidir. Örneğin her gün gittiğimiz okul, sistemin en iyi örneklerinden birisidir. Öğrenciler, öğretmenler, dersler, kantin ve aklınıza gelen diğer bileşenleri. Bunların hepsi birbiriyle uyum halindedir, bütünlük oluştururlar. Bir araya gelerek bir ya da birden fazla amaca ya da sonuca ulaşmayı sağlarlar.

Matematik sınavlarınızı hatırlayın. Problemi daha iyi anlamak için soruyu parçalara ayırarak kritik noktalarını bu şekilde görmeyi dener miydiniz? Cevabınız evet ise, soru için analiz yaptığınızı söyleyebilirim. O halde analizi tanımlayalım. Analiz; bir konu ya da durumu temel bileşenlerine ayırarak, ayrılan parçaları ve birbirleri arasındaki ilişkiyi tanımlayarak sonuca daha doğru bir yoldan ulaşmamızı sağlayan bir yöntemdir.  Şimdi de bu iki kavramı birleştirerek sistem analizi kavramına gelelim. Karar vericilerin amaçlarını belirleyerek, seçenekler arasından gerçekleştirilecek olan kısmı seçerek sistematik olarak inceleyip değerlendiren ve izlenilecek yolun seçilmesine yardımcı olan problem çözme yaklaşımına ise “sistem analizi” denir. Verilecek kararlarda bu yaklaşım baza alınarak karar verilirse o işletmenin amaçları daha iyi bir şekilde ifade edilir. Bu da hedeflerin daha iyi gerçekleşmesini ve sonucun istenildiği gibi olmasını sağlar.

Bu yıl “yönetim bilişim sistemleri” dersini alıyorum ve bu dersle sistemler arasındaki ilişkileri daha iyi anladım. İlişkilerin nasıl olması gerektiğini, sistemlerin nasıl çizildiğini öğrendim. O zaman bir örnekle sistem analizi basamaklarını anlatmaya çalışayım. Hastane randevu sistemini göz önüne alalım. Günümüzde randevular artık e-randevu şeklinde alınabiliyor değil mi? Siz de ilgili bölümün olduğu sayfaya girdiniz ve bir doktoru seçerek randevu saati belirlediniz diyelim. Bilgilerinizi kaydettiğiniz an o bilgiler direkt hastanenin veri deposuna kaydedilir ve hastanenin sahip olduğu sisteme aktarılmış olur. Randevu gününüz geldi ve hastaneye gittiniz. Ama ortada bir sorun var, sistem sizinle birlikte iki kişiye daha aynı randevu saatini vermiş, haliyle bir karışıklık oluştu. O anda bir şekilde halledilebilir ama aynı olayın tekrar etmemesi için hastane sisteminin kontrol edilip sorunun nereden kaynaklandığı belirlenmelidir. Bu sorunu çözmek için belli adımlar uygulanmalıdır. Öncelikle sistem incelenerek problem kesin olarak belirlenmelidir. Bizim sistemimizdeki sorun randevu saatlerinin karışıklığı. Sonra hedef belirlenmelidir. Belirlenirken gerçekçi ve uygulanabilir olması gerekir. Eğer hedef sisteme, soruna ve problemin çözümüne uygunsa diğer aşamaya geçilir. Fakat uygun değilse hedef tekrar belirlenmeli. Uygunluğunu kabul ettiler diyelim, daha sonra alternatiflerin araştırılması aşamasına geçilir. Bu bölümde problemimiz için birden fazla öneri düşünülerek modellerin kurulması gerekir. modeller kurulunca alternatifler tek tek analiz edilir ve hangisinin hangi açılardan daha iyi olduğu değerlendirilir. Mesela randevu sisteminin tekrar kurulması bu alternatiflerden biri olabilir. Ya da kullanılan teknoloji, sisteme uymuyorsa değişikliği talep edilebilir. Kurulan modelin belli bölümlerinde değişiklik yapılarak sorunun giderilip giderilmeyeceği ölçülebilir, veri akış diyagramlarından yararlanılabilir. Bunların içinden en iyi alternatif seçilerek uygunluğu kontrolü yapılır. Önceki aşamalarda hedef için uygunluk testleri alternatif için de yapılır ve uygun olup olmadığı test edilir. Uygun hale getirildikten sonra değerlendirilip uygulama aşamasına getirilir. Uygulamaya konulduktan sonra izlenir ve yine bir hata meydana gelip gelmediğine bakılır. Sorun çözülüp hedefe ulaşıldıysa sistem aşamaları başarılı bir şekilde tamamlanmış olur.

Bir sonraki yazımda görüşmek dileğiyle. Sağlıcakla kalın.