Sipoc

Süreç yönetimi adını sıklıkla duyduğumuz ve herkesin başarıya ulaşmak istediği bir alandır. Ama yöneticiler süreci tanımadan süreci yönetmeye ve yönlendirmeye çalıştıkları için genellikle başarısız olurlar.

Sürecin neler yaptığını, nasıl ve niçin çalıştığını iyi bilmeden süreç yönetimi konusunda başarılı olamayız.  Süreci tanımlamak ve yönetmek için kullanılan bir yalın üretim ve 6 sigma aracı olan SIPOC diyagramı bize büyük avantajlar sağlar. Peki SIPOC nasıl oluşturulur ve neleri kapsar?

Süreç, bir girdiyi faydalı çıktıya dönüştüren, ölçülebilen, kontrol edilebilen ve değiştirilebilen faaliyetler bütünüdür. Kısacası “girdilerin çıktıya dönüştürülmesidir”.

Süreçlerin sürekli olarak izlenmesi ve geliştirilmesi gereklidir. Sürekli izleme ve geliştirmeyi kolaylaştırabilmek ve süreci daha iyi tanımak ve tanıtabilmek için SIPOC diyagram geliştirilmiştir. SIPOC adı İngilizce tedarikçi, girdi, süreç, çıktı ve müşteri kelimelerinin baş harflerinin birleşimi ile ortaya çıkmıştır.

 SIPOC özellikle karmaşık projelerin tanımlanmasında kullanılır ve süreç haritalamaya benzer.  Diyagram oluşturulurken müşteriden başlanarak sola doğru yani sürecin başına doğru tanımlamalar yapılır. Bu özelliği ile bize çekme sistemini hatırlatır.

Müşteri: Süreç sonunda oluşan çıktıdan yararlanan, çıktıyı kullanan kişi ya da organizasyondur. Müşterinin tanınması süreç yönetimi için kritik öneme sahiptir. Çünkü süreç müşterinin isteğine göre şekillenmelidir ve başarı ancak ürün ya da hizmete katma değer eklenirse elde edilir. ( Katma değer müşterinin isteğine göre ürün- hizmette yapılan değişiklikleri ifade eder.)

 

Outpout( Çıktı): Müşteri tarafından istenen, kullanılan ürün ya da hizmet çıktı olarak adlandırılır.

Process( Süreç): Girdilerin değer kazandığı faaliyetlerin bütünüdür. Sürekli izlenmesi ve geliştirilmesi gerekir.

İnput (Girdi): Süreç sonunda çıktıya dönüştürülecek olan bilgi ya da malzeme gibi kaynakların tamamıdır.

Supplier(Tedarikçi): Süreç içerisinde kullanılacak malzeme ya da bilgiyi temin eden kişi ya da organizasyona verilen isimdir.

SIPOC diyagramı yalın üretim amaçlarına hizmet eden bir araçtır ve kaynakların optimum kullanımına olanak sağlar.

Tek bakışta projenin tanınmasına imkan veren SIPOC diyagramının bir dezavantajı rakipleri ve müşteri tahminlerini göz önüne almamasıdır.  Zaman geçtikçe SIPOC diyagramı geliştirilerek SIPOCCE diyagramı ortaya çıkmıştır.  SIPOCCE, SIPOC’a ek olarak Competitors( Rakipler) ve Expectations ( müşteri tahminlemesi)’nı tanımlar. Bu durum zorlaşan rekabet koşullarında başarıya  ulaşmayı kolaylaştırır.

Peki SIPOC diyagramını nasıl oluşturacağız?

SIPOC diyagramı bir beyin fırtınası sonucunda ortaya çıkarsa en iyi sonucu verir. Takım üyeleri 5 temel sütun oluşturur ve sütunları temel bir şekilde doldurur.  Tanımlamalar basit şekilde, süreci  hiç bilmeyen bir insanın da anlayacağı şekilde yapılmalıdır. Müşteriden başlayarak belli sorular sorulur

Müşteri kim?

Ne istiyor?

Ürün ya da hizmet nasıl oluşacak?

Hangi kaynaklar kullanılacak?

Kaynaklar nasıl temin edilecek? vb.

Yukarıda ki görselde örnek bir SIPOC çalışmasını görmekteyiz.

Süreç yönetimini yapabilmek için bu temel ve büyük adımı tamamladıktan sonra yapmamız gereken tek şey pazar dinamiklerini takip ederek süreçte iyileştirmeler yapmaktır. Süreç yönetiminizde hepinize başarılar 🙂