Şirketler ve Toplantı Kültürleri 

 Bu yazımda büyük şirketlerin toplantı kültürleri ve bir toplantıda dikkat edilmesi gereken konulardan bahsettim.

•Hızlı, etkili ve ciddi toplantılar, alınacak kararların daha etkili sağlam ve kesin olmasında yarar sağlar. 

•Başarıya ulaşmış ve hedeflerini sürekli olarak tutturmuş tüm büyük şirketlerde, gerek departmanların kendi içinde, gerekse genel anlamda yapılan tüm toplantılar, şirketin amacını ve birbiriyle toplanma gayesini bilen insanlarla gerçekleştirilmektedir.

•Her işte olduğu gibi, işletmelerin yapılarında da farklı fikirler mutlaka olacaktır. Bu şekilde fikir üretip sunabilen kişiler kuruluşun daha etkili daha inovatif ve büyük adımlar atmasında öncü olacaktır.

•Toplantılar öylesine yapılmazlar toplantıya katılacak kişiler toplantının amacını iyi bilip hazırlık yaparak gitmelidir.

•Uygun zamanda yapılacak kısa, kuruma ve çalışanlara fayda sağlayacak toplantılar başarıya ulaşır ve bu başarılar şirket kültürünü oluşturmada fayda sağlar.

•Toplantı kültürü oluşturulmalı toplantıların belirli periyotlarda farklı mekanlarda yapılması hem inovatif bakış açısı kazandırır, hem de çalışanın motivasyonunun artmasını sağlar.

•Teknolojik gelişmeler günümüzde bir çok kolaylığı beraberinde getiriyor. Toplantıya mobil olarak katılım sağlamak planları aksatmadan hedefleri oluşturmaya yardımcı oluyor.

•Elon Musk’a göre eğer bir amacınız yoksa toplantıya katılmayın. Bu amaç bir karar vermek de olabilir insanlara hız katmak da. Bir çok durumda e-posta göndermek yeterli olacaktır.

—Bu bilgiler ışığında bir kaç şirketin toplantı kültürlerine örnek vermek gerekirse;

-Amerika Birleşik Devletleri’nde iş dünyası toplantılarda yapılan hatalar nedeniyle her yıl 37 milyar dolarlık bir kayıp yaşıyor. Ancak sektöründe önde gelen şirketler ve onların etkili liderlerinin bu rakamda payı yok. Örneğin Apple bu şirketlerden biri. Efsane lideri Steve Jobs’un yarattığı toplantı kültürü sayesinde şirket, verimli toplantılar konusunda öncü kuruluşlar arasında…

“Insanely Simple/Delice Basit” kitabının yazarı eski Apple çalışanı Ken Segal, kitabında Jobs’un toplantıları mümkün olduğunca az kişiyle yaptığını belirtiyor ve şöyle anlatıyor: “Toplantıları olabildiğince az kişiyle yapardı. Sadece işin ana muhatapları katılırdı. Jobs resmi prezantasyonlardan da nefret ederdi. Her çarşamba öğleden sonra pazarlama ve reklam takımıyla kısa süreli toplanırdı. Bu toplantılarda slide showlar yasaktı. Çünkü toplantılarda teknolojiye bağlı olmadan eleştirel bir tartışma ortamı yaratılmasını isterdi, hatta ‘Düşünmek yerine PowerPoint yapan insanlardan nefret ediyorum’ derdi.”

-İş dünyasına baktığımızda sektörünün dâhisi denilebilecek isimlerin de aslında kendisine özel toplantı kuralları olduğu dikkat çekiyor. Amazon’un CEO’su Jeff Bezos, toplantı konusuna hassas yaklaşıyor. Sadece gerçekten ihtiyaç olduğunda toplantı yapılması taraftarı olan Bezos, toplantılarında da “2 Pizza” adını verdiği kuralı uyguluyor. Bu kurala göre Bezos’un yer aldığı toplantılarda 2 pizzanın doyurabileceğinden fazla kişi yer alamıyor. Başarılı iş insanı, “Bence bir toplantı ne kadar kalabalıksa ondan verim alma ihtimali o kadar düşüyor. Toplantılar az sayıda kişiyle odaklanılmadan, tam bir organizasyon yapılmadan, özgür düşüncelerin rahatça ifade edildiği şekilde gerçekleştirildiğince amaca ulaşır” diye konuşuyor.

-Google’ın yönetim kurulu başkanı Eric Schmidt ve SVP Kurucusu Jonathan Rosenberg’in de mükemmel toplantı için özel formülleri var. Schmidt, toplantının net bir amacı ve yapısı olması gerektiğini belirtiyor. “Toplantının sonucu özetlenmeli ve her bir katılımcıya e-posta ile bildirilmeli” diyor. Rosenberg de 8 kişiden daha fazla kişiyle yapılan toplantılara karşı. Her toplantının zamanında yapılması gerektiğini düşünüyor ve toplantılarda tam odaklanma sağlanması için iletişim araçlarıyla ilgilenilmesini istemiyor.