Süreç Yönetimi

Herkese Merhaba, 

Bir iş yaparken süreç ne derece önemlidir hiç düşündünüz mü? İş adımları neye göre belirlenir ve ne şekilde gerçekleştirilmesi gerekir? Süreç; bir girdi ile başlayan ve bu girdiye katma değer katarak bir çıktı üretmeyi amaçlayan adımlardan oluşan işlemler dizisine verilen addır. Olgu veya olayların belirlenmiş bir taslağa uygun olarak ve sonuca ulaşacak şekilde düzenlenmesini sağlar. Bir işin yapılış biçimini, üretiliş aşamalarını oluşturan işlemleri tanımlar. Günümüzde müşteri memnuniyeti daha da önemli bir hale gelmiştir. O yüzden müşteriye sunulan bir ürün o müşterinin isteklerini de karşılayabilmeli. Bunu yaparken firma için de az maliyetli olması önem taşır. Kuruluşları düşünürsek; bir kuruluşun ürettiği ürün ya da hizmetlerden faydalanan müşterilerin her zaman ihtiyaç ve beklentisi olur. Bu ihtiyaç ve istekleri karşılamak için firmalar da gerekli süreçlere ihtiyaç duyarlar. Örneğin mevcut performansını artırmak isteyen bir firma süreç yönetimi ile ilgilenir. Çünkü süreç yönetimi o kurumun süreç odaklı yönetim anlayışına geçmesini sağlayarak doğru konulara odaklanmalarını kolaylaştırır. Bu da kurumun genel yönetim performansını artırır.

 O zaman süreç yönetimi genel olarak neyi ifade eder şimdi de ondan bahsedeyim. Süreç yönetimi, kurum yöneticilerinin temel sorumluluğudur. “Bir iş nasıl yapılıyor, en yararlı yöntem nasıl belirlenmeli, kurumsal performans ölçümü ve değerlendirmelerin yapılacak biçimi” gibi konuların yapılmasını sağlayan bir yaklaşımdır. Bir işin nasıl yapıldığını bilmeden onu doğru bir şekilde yapmamız zordur. Belli aşamalarını, yapılması gereken işleri, yaparken uygulanan yöntemler belirlenmeli ki sınırları çizilip anlaşılması kolay hale gelsin. 

Okuldaki ilk gününüzü hatırlayın. Neyin nerede olduğunu bilmiyorsunuz, tanıdığınız biri yok, nasıl öğreneceğinizi gözünüzde büyütüyorsunuz ve bir an önce öğrenmek istiyorsunuz. O zaman işe okulun bölümlerini öğrenmekle başlarsınız; “kantin nerede, öğretmenler odası hangi katta, arkadaşlarla nerede oturabilirsiniz” gibi konuları tek tek gözlemleyerek öğrenmeye çalışırsınız. Zaten bir müddet sonra her yeri avucunuzun içi kadar iyi bilirsiniz. Fabrikalardaki sistem de bu şekilde ilerler. Süreçler takip edilir, hangi bölümde hangi işler yapılır, nerede verimlilik sağlanabilir gibi konular gözlemlenip araştırılarak fark edilir. İyileştirme yapılacaksa o düzene göre yapılır.

Süreç yönetiminin kurumlara sağladığı faydalar

  • Mevcut kurumun vizyon ve misyonunu, hedeflerini konumlandırır ve daha iyi bir şekilde ifade edilmesine imkan sağlar.
  • Müşteriye odaklanmayı sağlar.
  • Görev tanımlarını kurumun ihtiyaçlarına uygun bir şekilde tasarlar. Bu sayede her şirketin kendi süreci kendine özgü olur. 
  • Süreç ile organizasyon arasındaki ilişkiyi kuruma uygun tasarımla oluşturur.
  • Bir problem ortaya çıktığında nedenini hızlı ve doğru bir şekilde tespit eder ve kısa sürede çözüme ulaştırır. Yönetim ve işleyişi kolaylaştırırken süreçleri de daha verimli hale getirir. 
  • Süreçlerin birbiriyle etkileşimini sağlarken aynı zamanda bu bilgilere kısa sürede ve doğru şekil ve detayda ulaşmasını sağlayarak yöneticilerin doğru kararlar vermesine yardımcı olur.

Görüldüğü üzere doğru bir biçimde yapılan süreç yönetimi, başarıyı getirir. Eğer bu anlayış kurumlara yavaş yavaş oturtulmaya başlanırsa o kurumun büyümesini sağlar, yöneticilerin daha nitelikli ve sorunlarla başa çıkabilecek bir yapıya gelmesine katkıda bulunur. İnsana önem veren bir yaklaşım türü olduğu için, kişilerin kendilerini geliştirmesine olanak sağlar. Şirkete bağımlılığı da artırması olumlu özellikleri arasındadır. Şirketlerin bu özellikleri kullanarak başarıya ulaşması belli bir zaman alabilir ama o andan itibaren onlara her açıdan fayda sağlamaya başlamış olur.